نوشتن طرح توجیهی : سازماندهی و مدیریت
Organization and Management
نوشتن طرح توجیهی ، سازماندهی و مدیریت ، جایی است که به طور دقیق توضیح خواهید داد چطور می خواهید ایده تان را تحقق بخشید، به علاوه اینکه بازیگران حاضر در تیم تان را نیز معرفی خواهید کرد.
مثل همیشه، مخاطب تان را در نظر داشته باشید.
اگر این طرح توجیهی Business Plan برای مصرف داخل شرکت شماست، می توانید آن را به صورت کلی تر بیان کنید تا زمانی که آن را برای یک وام دهنده یا سرمایه گزار بالقوه ارائه می کنید.
مهم نیست هدف طرح توجیهی شما چیست، شما باید این بخش را به دو قسمت تقسیم کنید: یک قسمت نحوه ایجاد و اداره شرکت / سازماندهی سازمان را توضیح می دهد (ساختار سازمانی)، و بخش دیگر افراد دخیل در سازمان (مدیریت سازمان) را شامل می شود.
نوشتن طرح توجیهی بدون معرفی نحوه سازماندهی و مدیریت سازمان غیر ممکن است.
سازماندهی کسب و کار
داشتن یک طرح توجیهی قدرتمند برای کسب و کار ، مولفه ای کلیدی برای پیشرفت آرام و موفقیت آمیز آن می باشد.
البته، شما باید افرادی خوب دور و بر خود جمع کنید، اما همچنین باید شرایط را طوری فراهم کنید که آنها بتوانند به خوبی با هم و به تنهایی کار کنند.
مهم است موقعیت های شغلی موجود در شرکت را تعیین کنید، اینکه چه شغلی مسئول چه کاری است، و هر یک باید به چه کسی گزارش بدهد.
در طول زمان، این ساختار می تواند رشد کرده و تغییر کند و به طور قطع خواهید توانست زمانی که جلو می روید آن را پیچیده تر کنید، اما لازم است یک بیزینس پلن اولیه داشته باشید.
اگر دارید برای وام درخواست می دهید تا کسب و کاری را راه اندازی کنید یا کسب و کاری را توسعه دهید، ممکن است حتی کارمندانی نداشته باشید تا نقش های موجود در سازمان را بر عهده گیرند.
با این وجود، همچنان باید این موقعیت های شغلی را در بیزینس پلن خود لیست کنید و مشخص کنید شرکت چطور به صورت ایده آل عمل خواهد کرد، زمانی که توانایی گرفتن این افراد را پیدا کردید.
مشخصا، برای کسب و کارهای کوچک، سازماندهی خیلی ساده تر خواهد بود تا برای شرکت های بزرگ، اما طرح توجیهی همچنان باید نشان دهد جریان کار در سازمان چطور مدیریت خواهد شد.
حداقل باید به حوزه های فروش و بازاریابی، مدیریت، و تولید و توزیع محصولات یا ارائه خدمات پرداخته شود.
برای شرکت های بزرگتر، یک طرح سازمانی ( سازماندهی ) با روندهای به خوبی تدوین شده می تواند بیش از پیش مهم باشد.
این بهترین راه برای حصول اطمینان از این موضوع است که زمان صرف موازی کاری نمی شود یا ابهامی در خصوص مسئولیت ها و شرح وظایف وجود ندارد.
شرکتی که روان کار می کند خیلی کارآمد تر و مقرون به صرفه تر از شرکت است که هر کس در آن ساز خود را می زند، و این بخش از طرح توجیهی شما نشانه دیگری خواهد بود از اینکه می دانید چه می خواهید بکنید.
یک شرکت بزرگ احتمالا به مقوله های عملیاتی اضافی دیگری از قبیل منابع انسانی و احتمالا تحقیق و توسعه نیاز خواهد داشت.
یک راه برای توضیح دادن ساختار سازمانی در طرح کسب و کار به صورت گرافیکی می باشد.
یک نمودار یا فلوچارت ساده می تواند به راحتی سطوح مدیریت و موقعیت های شغلی درون آنها را نشان دهد و به وضوح نشان دهد چه کسی به چه کسی گزارش می دهد و بینش های مختلف شرکت (از قبیل فروش و بازاریابی) با یکدیگر ارتباط پیدا می کنند.
اینجا جایی است که شما می توانید در مورد دیگر سطوح کارکنان شرکت تان صحبت کنید.
پایین ترین سطح کارکنان کارهای روزمره را انجام می دهد، بنابراین مهم است نوع افرادی که نیاز خواهید داشت، تعداد آنها، شرایطی که باید داشته باشند، اینکه کجا باید آنها را پیدا کنید، و اینکه چقدر هزینه می برد را مشخص کنید.
اگر کسب و کار شما از مشاورها، افراد یا پیمانکاران مستقل استفاده خواهد کرد، آن را نیز در قسمت طرح توجیهی ذکر کنید.
همچنین در مورد موقعیت های شغلی که می خواهید در آینده اضافه کنید در صورتی که کسب و کار موفقی داشتید و می خواهید آن را توسعه دهید صحبت کنید.
مدیریت کسب و کار
حال که ساختار کسب و کارمان را درک می کنیم، باید به افرادی بپردازیم که آن را اداره خواهند کرد.
چه کسی چه کاری انجام می دهد، و چرا این افراد استخدام شده اند؟
این بخش حتی برای یک متخصص منفرد یا یک مالک منفرد نیز حائز اهمیت است، چرا که شما و صلاحیت های تان را به خوانندگان تان معرفی خواهد کرد.
مالکیت
نخست با ساختار حقوقی و مالکیت کسب و کار شروع کنید. اگر یک شرکت هستید، توضیح دهید که آیا یک شرکت مشمول مالیات هستید یا غیر مشمول مالیات.
اگر شرکت نیستید، حتما در خصوص این موضوع با وکیل و مشاور مالیاتی تان صحبت کنید تا بفهمید شرایط چگونه خواهد بود.
اینکه آیا مالکیت کسب و کار به تنهایی در اختیار شماست یا شریک دارید نیز در اینجا باید ذکر شود.
نام مالکان کسب و کار، اینکه هر یک از آنها چند درصد از کسب و کار را در اختیار خواهند داشت، شکل مالکیت (سهام عادی یا سهام ممتاز، شرکت عام یا محدود)، و اینکه چه مشارکت هایی در فعالیت های روزمره خواهند داشت را لیست کنید.
به عنوان مثال، آیا این افراد شریک فعال یا شریک خاموش خواهند بود.
مدیریت
اینجا جایی است که باید نام و مشخصات تیم مدیریتی تان را در طرح توجیهی لیست کنید، همراه با مسئولیت هایی که آنها بر عهده خواهند داشت.
مخصوصا اگر به دنبال سرمایه گزار و تامین مالی هستید، حتما سابقه مستند و مستدل این کارکنان کلیدی را مورد تاکید قرار دهید.
وام دهندگان و سرمایه گزاران شدیدا مشتاق هستند که موفقیت های گذشته این افراد را بدانند، مخصوصا اینکه آنها چطور با فعالیت کسب و کار کنونی ارتباط پیدا می کنند.
نام و سمت هر فرد را بیان کنید، همراه با شرح مختصری از وظایفی که این فرد بر عهده خواهد داشت.
تحصیلات و مهارت ها و تجربیات منحصر به فرد افراد را به تفصیل بیان کنید، مخصوصا اگر با کاری که قصد انجام آن را دارید مرتبط هستند.
استخدام های گذشته و جوایز یا مجوزهای صنعتی مرتبط با آن، همراه با کمک به خیریه ها و دیگر سازمان های غیر انتفاعی، را بیان کنید.
این قسمت بیزینس پلن را یک رزومه مختصر و مفید تصور کنید و موفقیت ها و برجستگی ها افرادی که برای کار کردن انتخاب کرده اید را بیان کنید.
رزومه های مشروح و واقعی شما و افراد تیم مدیریتی تان باید در قسمت ضمائم طرح توجیهی ارائه شود و می توانید در اینجا به آنها ارجاع بدهید.
قصد شما آن است که کاری کنید تا خوانندگان تان احساس کنند کارکنان ارشدتان مکمل شما و مجموعه مهارت های خاص شما هستند.
همچنین قصد شما آن است که خوانندگان بفهمند چرا این افراد صلاحیت آن را دارند که کسب و کار شما را به موفقیت برسانند.
این بخش حقوق و مزایای اعضای تیم مدیریت و کارانه ای که پرداخت خواهید کرد را نیز بیان می کند.
اگر هر یک از اعضای تیم شما تحت قرارداد یا محدود به توافق های عدم رقابت می باشد نیز باید در اینجا به آن اشاره شود.
هیئت مدیره
اگر شرکت شما هیئت مدیره خواهد داشت، اعضای آن باید در طرح توجیهی شما ذکر شوند. هر فرد را با نام و سمتی که در هیئت مدیره خواهند داشت معرفی کنید.
در مورد اینکه هر فرد چطور در کسب و کار شما مشارکت خواهد داشت صحبت کنید (علاوه بر جلسات هیئت مدیره).
همانند آنچه در مورد تیم مدیریت انجام دادید، اطلاعاتی در خصوص پیشینه اعضای هیئت مدیره ارائه کنید، شامل تحصیلات، تجربه، مهارت های خاص و غیره، همراه با مشارکت هایی که آنها پیش از این در موفقیت کسب و کار شما داشته اند.
رزومه کامل اعضای هیئت مدیره را نیز در قسمت ضمایم طرح توجیهی بیاورید.
علاوه بر این، اگر هیئت مدیره ای وجود نخواهد داشت، اطلاعات مربوط به هیئت مشورتی که گرد هم خواهید آورد، یا تیم متخصصانی که گرد هم آورده اید تا در طول این مسیر به شما کمک کنند را ارائه کنید.
به هر حال، داشتن هر کدام از این موارد چیزی است که شرکت شما ممکن است بخواهد مد نظر قرار دهد، خواه در حال گرد هم آوردن یک کسب و کار باشید یا نه.
